نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای

ساخت پاورپوینت حرفه ای با ساخت پاورپوینت ساده، تفاوت های فراوانی دارد. از اسلاید مستر گرفته تا جفت فونت ها، قابلیت Zoom، گزینه Align، محرک ها و میانبرهای مهم، نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای کم نیستند. به همین دلیل است که انجام پاورپوینت حرفه ای نیاز به تجربه و تخصص زیادی دارد. در این مقاله، ابتدا به تفاوت انجام پاورپوینت حرفه ای با معمولی پرداخته ایم. سپس 16 نکته مهم برای ساخت پاورپوینت حرفه ای را مطرح کرده ایم.

مدت زمان تخمینی مطالعه: 16 دقیقه

تفاوت پاورپوینت حرفه ای با معمولی چیست؟

برای ساخت یک پاورپوینت ساده و ابتدایی، نیازی نیست کار زیادی انجام دهیم. کافی است نرم افزار Microsoft PowerPoint را باز کنیم. سپس اسلایدها را اضافه کنیم و متن و تصویر دلخواهمان را به آن بیفزاییم. البته چنین پاورپوینتی احتمالا نمی تواند مخاطبان را به خوبی جذب کند و مطالب را به درستی به ذهن آن ها انتقال نخواهد داد. با یادگیری نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای، می توانیم یک پاورپوینت جذاب بسازیم.

استفاده درست، بجا و به اندازه از انیمیشن ها و ترانزیشن ها، از مهم ترین ویژگی های پاورپوینت حرفه ای به شمار می رود. دیگر جلوه های گرافیکی مانند تصاویر، نمودارها، تمپلیت، پس زمینه و فونت، همگی در پاورپوینت حرفه ای اهمیت می یابند. پاورپوینت های حرفه ای با استفاده از خاصیت Slide Master، سریع تر و دقیق تکمیل خواهند شد. ساخت نمودار با Excel و استفاده از هایپر لینک (Hyperlink)، دو ترفند مهم دیگر مورد استفاده طراحان متخصص پاورپوینت هستند.

16 مورد از نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای و شگفت انگیز

دقیقا چه چیز باعث می شود که یک فایل پاورپوینت حرفه ای و بی نقص به نظر برسد؛ در حالی که پاورپوینت های دیگر ساده و کم رونق جلوه می کنند؟ 16 مورد از نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای وجود دارد که اگر آنها را به کار بگیریم، معجزه ای زیبا در فایل پاورپوینت ما رخ خواهد داد.

1- تنظیم نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)

نوار ابزار دسترسی سریع یا QAT در بالاترین قسمت در صفحه نرم افزار پاورپوینت قرار می گیرد. چند دکمه پرکاربرد مانند Save و Undo به طور پیش فرض در آن قرار گرفته اند. ما می توانیم به دلخواه، ابزارهای پرکاربرد نرم افزار را در Quick Access Toolbar قرار دهیم تا سریع تر به آنها دسترسی داشته باشیم. برای تنظیم این نوار، علامت پیکان موجود در انتهای نوار را کلیک می کنیم. از میان گزینه های موجود، تیک گزینه های دلخواه را می زنیم. برای افزودن گزینه های بیشتر به لیست، به گزینه More Commands می رویم.

پس از زدن گزینه More Commands، پنجره ای باز می شود که همه ابزارهای نرم افزار پاورپوینت با دسته بندی مناسب در آن وجود دارند. پس از انتخاب ابزار مورد نظر در فهرست سمت چپ، گزینه Add در میانه صفحه را می زنیم تا ابزار به فهرست سمت راست منتقل شود. آنگاه گزینه OK در پایین پنجره را انتخاب می کنیم.

2- تبدیل متن به اسمارت آرت (Smart Art)

فرض کنید یک متن فهرست وار (Bullet Point) در اختیار داریم. تبدیل متن به اسمارت آرت، یکی از جالب ترین نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای است. نشانگر موس را روی این متن می کشیم و به اصطلاح آن را Select می کنیم. سپس از نوار ابزار بالای صفحه و در بخش Paragraph گزینه Convert to Smart Art را می زنیم. طرح دلخواهمان را در پنجره باز شده بر می گزینیم. بدین ترتیب، اثرگذاری متن ما افزایش می یابد.

3- تغییر اندازه همزمان چند شی یا شکل

فرض کنید چند تصویر، شکل، نمودار و غیره در اسلاید داریم. می خواهیم همه این ها را بدون به هم ریختن تناسب، همزمان با هم کوچک یا بزرگ کنیم. ابتدا باید همه اشیای مورد نظر را در یک گروه قرار دهیم. بدین منظور، دکمه Ctrl روی کیبورد را نگه می داریم و اشیای مورد نظر را انتخاب می کنیم. سپس روی آن ها راست کلیک کرده و گزینه Group را می زنیم. به جای این کار، می توانیم دکمه های Alt + G را نیز فشار دهیم.

4- جانمایی درست و منظم اشکال با Align

گاهی اشکال و المان های یک اسلاید به هم می ریزند و می خواهیم هماهنگ تر و صاف تر باشند. دکمه Ctrl در کیبورد را نگه می داریم و همه اشیایی که می خواهیم مکانشان صاف شود با کلیک کردن انتخاب می کنیم. سپس به سربرگ Format می رویم. در این سربرگ در بخش Arrange، گزینه Align Objects را می زنیم. این گزینه حالت های مختلفی برای همسو کردن اشیا دارد.

5- استفاده از کلیدهای میانبر پاورپوینت

میانبرها یا شرتکات های پاورپوینت، چند دکمه روی کیبورد هستند که عملکرد خاصی را به طور سریع انجام می دهند. با استفاده از میانبرها، نیاز به کلیک های طولانی و خسته کننده در محیط نرم افزار نخواهیم داشت. برخی از مهم ترین میانبرهای پاورپوینت به شرح زیر هستند:

• Ctrl + C برای کپی کردن و Ctrl +V برای پیست کردن هر یک از اجزا، متن ها یا اسلایدها
• Ctrl + S برای ذخیره کردن آنی فایل پاورپوینت در محل قبلی
• Alt بعلاوه Shift بعلاوه دکمه های بالا و پایین برای تغییر ترتیب متن های بولت دار
• Alt بعلاوه Shift بعلاوه دکمه های چپ و راست برای تغییر لول متن های بولت دار
• هنگام تغییر اندازه یک شکل، دکمه Shift را نگه می داریم تا تناسب آن به هم نخورد
• برای جابجایی اندک شکل ها، نگه داشتن دکمه Ctrl و زدن دکمه های بالا و پایین و چپ و راست
• کپی کردن آنی با نگه داشتن دکمه Ctrl و کشیدن شکل و متن
• برای بالا نویس کردن متن ها، انتخاب بخش مورد نظر از متن و نگه داشتن Ctrl + Shift + (=) و برای پانویس Ctrl + (=)

6- رعایت کیفیت عکس و فیلم

کیفیت عکس و فیلم، یعنی تراکم پیکسلی آن، باید بالا باشد تا سطح حرفه ای بودن پاورپوینت ما نیز بالا جلوه کند. عرض پیکسلی 480 قابل قبول و عرض پیکسلی 720 به بالا، مناسب به شمار می روند. همچنین اگر تصویری با کیفیت پایین تر از این داریم، می توانیم با نرم افزارهای افزایش کیفیت عکس، آن را بهبود بخشیم.

7- استفاده از تمپلیت حرفه ای پاورپوینت

تمپلیت ها همان تم های پاورپوینت یا طراحی های آماده پاورپوینت هستند. دانلود رایگان تمپلیت از طریق وب سایت های اینترنتی ممکن خواهد بود. به کمک تمپلیت، دیگر نیازی نیست تا طراحی های گرافیکی را خود از ابتدا انجام دهیم. همه چیز در تمپلیت آماده است و ما باید فقط متن را جایگزین کنیم. در نتیجه، در زمان و انرژی ما صرفه جویی می شود.

8- رعایت تعداد اسلاید

برای پاورپوینت های تجاری یا ارائه های سازمانی کوتاه، معمولا 15 اسلاید یا کمتر پیشنهاد می شود. عدد پیشنهادی تعداد اسلاید برای پاورپوینت های دانشگاهی، علمی و آموزشی برابر با میانگین 20 اسلاید است. هر چه تعداد اسلاید کمتر و محتوای آن غنی تر باشد، مخاطب کمتر احساس سردرگمی و خستگی خواهد کرد.

9- استفاده از فایل صوتی

ارائه دهندگان با نرم افزار PowerPoint، در بیشتر مواقع استفاده از صوت را نادیده می گیرند. البته فایل های صوتی mp3 و غیره همیشه برای همه انواع پاورپوینت سودمند نیستند، اما در مواقعی نیز می توانند اثرگذاری ارائه را بسیار بالا ببرند. تشخیص لزوم استفاده از فایل های صوتی به بینش و خلاقیت طراح پاورپوینت بستگی دارد.

10- استفاده درست و حرفه ای از المان های گرافیکی پاورپوینت

ترانزیشن ها، انیمیشن هایی هستند که حرکت از یک اسلاید به اسلاید بعد را به شکلی پویا در می آورند. اگر استفاده از ترانزیشن به طور دقیق و محتاطانه باشد، می تواند تاثیر خوبی بر مخاطب بگذارد. داخل هر اسلاید نیز انواع انیمیشن توسط نرم افزار پاورپوینت با ابزارهای گوناگون قابل طراحی خواهد بود. همچنین می توانیم انیمیشن با فرمت GIF یا ویدیو mp4 و غیره را بیفزاییم.

نمودارها و گراف ها که توسط نرم افزار PowerPoint یا با استفاده ترکیبی از نرم افزار PowerPoint و Excel قابل تهیه هستند، یک المان گرافیکی مهم دیگر به شمار می روند. اینفوگرافیک، تصاویر JPEG، ترسیم های مهندسی و غیره از دیگر نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای و گرافیکی قلمداد می شوند.

11- بالا بردن دسترسی پاورپوینت

برخی افراد از مشکلات شنوایی یا دیداری برخوردار هستند. برای آنکه این افراد بتوانند به خوبی از مطالب ما بهره ببرند، می توانیم تغییراتی را روی فایل خود اعمال کنیم. برای مثال، می توانیم برای ویدیوها زیرنویس بگذاریم یا فایل صوتی برای جمله های مهم اسلاید پخش کنیم. همچنین می توانیم یک نسخه چاپی از همه اسلایدها تهیه کرده و در اختیار افراد قرار دهیم. تبدیل پاورپوینت به PDF و ارسال آن برای مخاطبان، می تواند دسترسی همزمان به همه اسلایدها را هنگام ارائه فراهم کند.

12- ذخیره فونت در پاورپوینت

یکی از مشکلات رایج پاورپوینت، آن است که وقتی فایل pptx را از رایانه ای به رایانه دیگر انتقال می دهیم، فونت ها به هم می ریزند. برای حل این مشکل، می توانیم فونت ها را در دل فایل پاورپوینت خود ذخیره کنیم. بدین منظور، وارد سربرگ File و سپس گزینه Options می شویم. پس از باز شدن پنجره Options، گزینه Save را انتخاب می کنیم تا تنظیمات آن باز شوند. آنگاه گزینه Embed font in the file را می یابیم و تیکش را فعال می کنیم. در آخر، در قسمت پایینی پنجره Options، دکمه OK را می زنیم.

13- استفاده از حالت اسلاید مستر (Slide Master)

افراد مبتدی، معمولا تک تک اسلایدها را دستی می سازند. اگر آنها بخواهند از طرح یک اسلاید در اسلاید دیگری استفاده کنند، به کپی پیست روی می آورند. این روش زمان و انرژی زیادی را از فرد می گیرد. قابلیت اسلاید مستر پاورپوینت برای حل همین مشکل معرفی شد. به کمک Slide Master، می توانیم یک طرح کلی برای فایل PowerPoint خود بسازیم. سپس این طرح را در هر اسلاید به نحو دلخواه به طور نیمه اتوماتیک اعمال می کنیم.

با اسلاید مستر، اگر حس کردیم که طرح ما نیاز به ویرایش دارد، با انجام ویرایش روی یک اسلاید، همه اسلایدهای مرتبط تغییر خواهند کرد. رنگ ها، فونت ها، پس زمینه ها و غیره، همگی با هم عوض می شوند. البته امکان تغییر تکی اسلایدها نیز قاعدتا همچنان وجود خواهد داشت. جهت استفاده از Slide Master، به سربرگ View، قسمت Master Views و گزینه Slide Master مراجعه می کنیم.

14- رعایت سادگی و تمرکز

سادگی یکی از مهم ترین نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای است که همه متخصصان بر آن تاکید می کنند. البته ما می توانیم هر نوع زیبایی هنری، طرح گرافیکی، رنگ، عکس یا تمپلیت دلخواهمان را استفاده کنیم؛ اما باید توجه داشته باشیم که طرح های ما به اندازه ای پیچیده نشوند که به سردرگمی مخاطب بینجامد. استفاده از رنگ بندی ساده، نشانه های واضح و فونت خوانا در این راستا مفید خواهد بود. همچنین از نظر محتوا، هر اسلاید باید فقط بر یک مسئله اصلی متمرکز شود و به چند مسئله نامرتبط نپردازد.

15- استفاده از نوار گزینش (Selection Pane)

هنگام ساخت پاورپوینت حرفه ای، احتمالا بارها نیاز پیدا می کنیم تا تصاویر، متن ها، ویدیوها و غیره را جابجا کنیم. در بیشتر مواقع، این اجزا روی هم می افتند و کلیک روی هر کدام از آن ها به امری پیچیده و دشوار تبدیل می شود. نوار Selection Pane کار ما را در این زمینه ساده می سازد. این نوار در سمت راست صفحه قرار می گیرد. گزینه های مختلف مربوط به یکایک اجزای هر اسلاید جهت انتخاب در این نوار نمایش داده خواهند شد.

جهت استفاده از این گزینه، روی یکی از اجزا در هر اسلاید کلیک می کنیم. سپس روی سربرگ جدیدی به نام Format یا Picture Format که در بالای صفحه ظاهر می شود کلیک می کنیم. در میان گزینه های این سربرگ در قسمت Arrange، روی گزینه Selection Pane می زنیم.

16- تاکید بر جلوه های گرافیکی

هدف از توسعه نرم افزار پاورپوینت، ارائه گرافیکی محتوا بود. بنابراین، بی فایده است اگر یک فایل پاورپوینت پر از متن و داده های عددی بسازیم. تا حد ممکن، باید به جای متن، مطالب خود را با تصاویر، ویدیو، طراحی های گرافیکی، رنگ، برجسته سازی، شکل و پیکان بیان کنیم. تصاویر GIF، نمودار، انیمیشن، موشن گرافیکی، اینفوگرافیک و مواردی از این قبیل، اثرگذاری پاورپوینت را بالا می برند.

سفارش ساخت پاورپوینت حرفه ای در پاورپوینت یار

افرادی که بر نحوه کار با نرم افزار پاورپوینت مسلط نیستند، در ساخت یک فایل pptx حرفه ای با مشکل روبرو خواهند شد. البته حتی اگر همه نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای را بدانیم، بازهم انجام پاورپوینت حرفه ای زمان و انرژی زیادی می گیرد.

مراجعه به موسساتی مانند پاورپوینت یار، راهکار بهینه تری برای انجام پاورپوینت آنلاین و حرفه ای به شمار می رود. ما در موسسه پاورپوینت یار به طور 24 ساعته آماده پذیرش سفارش پاورپوینت دانشجویی و سازمانی شما هستیم. 10 سال سابقه، 8 هزار مورد سفارش موفق و سابقه همکاری با بیش از 20 سازمان سرشناس ایرانی را در کارنامه خود داریم. پیوستن شما به جمع مشتریان پاورپوینت یار، افتخار بزرگی برای ما خواهد بود.

کلام پایانی

پیش از هر چیز، به منظور بالا بردن سرعت و دقت ساخت پاورپوینت حرفه ای، باید استفاده از دو قابلیت Slide Master و Selection Pane را به خاطر بسپاریم. هرچه متن کمتر و جلوه های تصویری بیشتری در اسلایدها به کار ببریم، آنگاه پاورپوینت جذاب تری ساخته ایم. البته پاورپوینت ما نباید شلوغ باشد و سادگی یک اصل مهم آن به شمار می رود. دیگر نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای شامل استفاده از کلیدهای میانبر، رعایت سادگی و تمرکز، استفاده درست از المان های گرافیکی و بکار بردن تصاویر و ویدیو های با کیفیت می باشد.

سوالات متداول پیرامون نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای

سایر مقالات مرتبط با نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای

• نحوه ساخت پاورپوینت برای جلسه دفاع
• چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم؟
• نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت