نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت

یادداشت ها خارج از محیط اصلی اسلاید به آن افزوده می شوند تا اطلاعات بیشتر و تکمیلی را فراهم کنند. نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت با استفاده از گزینه NOTES امکان پذیر است. در این مقاله 4 گام فعال سازی و استفاده از گزینه NOTES و همچنین نحوه استفاده از یادداشت پاورپوینت هنگام ارائه را معرفی کرده ایم. در آخر، 3 نکته ضروری ازجمله نحوه چاپ یادداشت ها، تغییر فونت و رنگ آن ها را بیان کرده ایم.

مدت زمان تخمینی مطالعه: 9 دقیقه

نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت در 4 گام ساده

به طور خلاصه، نوشتن یادداشت در پاورپوینت با استفاده از گزینه NOTES در نوار پایین در محیط نرم افزار صورت می گیرد. البته جهت اطمینان بیشتر از نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت و نحوه ذخیره سازی آن، بهتر است 4 مرحله زیر را به طور دقیق رعایت کنیم. این 4 مرحله شامل باز کردن فایل در حالت Normal View، زدن گزینه NOTES، تایپ یادداشت ها و ذخیره سازی می شوند. لازم بذکر است که این فرآیند 4 مرحله ای فقط برای افزودن نوت به یک اسلاید مناسب است. این فرآیند به همین شکل برای تک تک اسلایدها قابل انجام خواهد بود.

1- باز کردن فایل پاورپوینت

فایل پاورپوینت با پسوند فرمت pptx یا ppt که می خواهیم در آن یادداشت بنویسیم را با دابل کلیک باز می کنیم. این فایل در محیط نرم افزار Microsoft PowerPoint باز خواهد شد. سپس می بایست از فعال بودن نمای Normal در محیط نرم افزار مطمئن شویم. بدین منظور، روی سربرگ View کلیک می کنیم. سپس در انتهای سمت چپ گزینه های این سربرگ، گزینه Normal را فعال می کنیم. این گزینه معمولا به طور پیش فرض فعال است و انجام مراحل گفته شده شاید همیشه ضروری نباشد.

2- باز کردن بخش نوت ها

اسلایدی که می خواهیم برایش نوت بنویسیم را با کلیک روی آن در فهرست اسلایدها باز می کنیم. سپس در نوار سیاه رنگ در پایینی ترین قسمت محیط نرم افزار پاورپوینت، یعنی زیر اسلاید، گزینه NOTES را می زنیم. این گزینه در نسخه های جدیدتر پاورپوینت کنار گزینه Comments قرار می گیرد.

3- نوشتن یادداشت در پاورپوینت

پس از کلیک روی گزینه NOTES، یک قسمت جدید در پایین محیط نرم افزار باز می شود. این قسمت به شکل یک کادر تایپ درست زیر اسلاید خواهد بود و به طور پیش فرض در آن نوشته شده است: Click to add notes. هر اطلاعاتی که می خواهیم را، به عنوان یادداشت خط به خط در آن تایپ می کنیم. همچنین جهت رفتن به خط بعد، باید دکمه Enter کیبورد را بزنیم.

اگر حجم یادداشت های ما بیش از فضای کادر تایپ Click to add notes باشد، آنگاه یک نوار حرکت جهت دسترسی به همه یادداشت در کنار این فضا نمایان می شود. البته می توانیم فضای کادر را با کشیدن لبه آن به وسیله نشانگر موس، افزایش دهیم.

4- ذخیره یادداشت

در مرحله آخر باید از ذخیره شدن یادداشت های خود مطمئن شویم. این کار بسیار ساده است. جهت ذخیره سازی نوت ها، فقط یک بار با نشانگر موس، روی قسمت دیگری از محیط نرم افزار به جز کادر یادداشت ها کلیک می کنیم. سپس با دکمه های Ctrl + S یا گزینه Save در سربرگ File، کل فایل پاورپوینت را ذخیره می کنیم.

نحوه ذخیره سازی درست به اندازه نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت اهمیت دارد، زیرا نمی گذارد اطلاعات ما از بین بروند. پس از ذخیره سازی، به دلیل محدودیت فضا، تنها چند خط از یادداشت ها به طور همزمان در کادر نمایش داده خواهند شد. البته به هر حال می توانیم مطمئن باشیم که همه آن ها ذخیره شده اند.

چرا نوشتن یادداشت در پاورپوینت اهمیت دارد؟

قابلیت یادداشت، به کامل تر شدن اطلاعات فایل پاورپوینت و ارائه بهتر سخنرانان کمک می کند. یادداشت ها نه درون خود اسلاید، بلکه به طور ضمنی به آن ضمیمه می شوند. همچنین بنا به خواسته فرد ارائه دهنده فقط به خود او نمایش داده خواهند شد. ممکن است هنگام ارائه، همه محتوا به خاطرمان نمانده باشد یا نخواهیم برخی جزئیات را حفظ کنیم. بنابراین، اگر نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت را بیاموزیم، می توانیم مطالب خود را کامل تر ارائه دهیم.

یادداشت می تواند برای اشتراک گذاری فایل پاورپوینت با دیگر افراد نیز بسیار سودمند باشد. اسلایدهای پاورپوینت معمولا خلاصه و کوتاه نوشته می شوند. بنابراین با وجود یادداشت، افراد می توانند هنگام بررسی اسلایدها، توضیحات بیشتر و کامل تر را درباره آن ها بخوانند. نوت ها قابلیت های مختلفی مانند فرمت دارند که نوشتن و خواندنشان را آسان می سازد.

استفاده از یادداشت پاورپوینت هنگام ارائه

جهت استفاده از یادداشت ها هنگام ارائه، کافی است فایل پاورپوینت را در حالت نمایشی Slideshow برای مخاطبان پخش کنیم. بدین منظور، در محیط عادی نرم افزار پاورپوینت، در نوار سیاه رنگ پایین، گزینه Slide Show در سمت راست نوار را می زنیم. حالت نمایشی به طور پیش فرض برای فرد ارائه دهنده در حالت Presenter View قرار می گیرد. در این حالت، یادداشت ها یا Note ها برای سخنران به نمایش در می آیند.

اگر احیانا حالت Presenter View برای ما به طور پیش فرض فعال نیست، می توانیم به سادگی آن را فعال کنیم. بدین منظور، پس از باز کردن فایل پاورپوینت در حالت نمایشی، به سراغ گزینه های نیمه شفاف پایین صفحه می رویم. در میان این گزینه ها، گزینه تنظیمات که با آیکون سه نقطه مشخص است را می زنیم. آنگاه گزینه Show Presenter View را فعال می کنیم. به جای این کار، می توانیم کلیدهای Alt + F5 را نیز روی کیبورد فشار دهیم. نوت ها در سمت راست صفحه به نمایش در خواهند آمد.

3 نکته درباره نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت که باید بدانید

در این بخش به 3 مسئله مهم درباره یادداشت های پاورپوینت می پردازیم. علاوه بر نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت، دانستن برخی از ترفندهای جانبی آن نیز خالی از لطف نخواهد بود.

1- اضافه کردن یادداشت یکسان به چند اسلاید

اگر می خواهیم یک یادداشت یکسان را در چند اسلاید اضافه کنیم، گزینه Notes Page راهکار مناسبی است. بدین منظور، ابتدا با گرفتن دکمه Shift کیبورد، همه اسلایدهایی که می خواهیم یادداشت به آنها اضافه شود را انتخاب می کنیم. سپس به سربرگ View میرویم و گزینه Notes Page را به جای Normal فعال می کنیم. نمایی باز می شود که در آن، نیمی از صفحه به یادداشت ها اختصاص داده شده است. بدین ترتیب، می توانیم به راحتی و به سرعت، یک یادداشت را در چند اسلاید کپی کنیم.

2- فرمت یادداشت ها

فرمت یادداشت ها مانند فونت، رنگ و پس زمینه متن آن ها، توسط نرم افزار پاورپوینت قابل تغییر است. بدین منظور، وارد سربرگ View می شویم. از میان گزینه های این سربرگ داخل گروه Master Views، گزینه Notes Master را می زنیم. محیط تازه ای باز می شود که در آن می توانیم رنگ، فوت، تم و پس زمینه نوت ها را تعیین کنیم. حتی می توانیم به یادداشت ها افکت بیفزاییم.

3- نحوه چاپ یادداشت ها

اگر می خواهیم یادداشت های فایل پاورپوینت را نیز همراه اسلایدها پرینت کنیم، ابتدا باید به سربرگ File برویم و سپس گزینه Print را بزنیم. پس از کلیک روی گزینه Print، زیر عنوان Setting گزینه دوم را کلیک می کنیم. آنگاه در فهرست بازشده، زیر عنوان Print Layout گزینه Notes Page را می زنیم. بدین ترتیب، نیمی از صفحه چاپ به اسلاید و نیمی دیگر به یادداشت های آن اختصاص داده می شود.

کلام پایانی

یکی از اصول انجام پاورپوینت آن است که محتوای داخل اسلایدها باید خلاصه و کوتاه باشد. به همین دلیل، قابلیت یادداشت در نرم افزار PowerPoint در نظر گرفته شد تا افزودن اطلاعات تکمیلی درباره محتوای اسلایدها ممکن گردد. نحوه نوشتن یادداشت در پاورپوینت به طور ساده تنها با استفاده از گزینه NOTES در نوار پایین محیط نرم افزار امکان پذیر است.

اگر همچنان برای نوشتن یادداشت در پاورپوینت با مشکل مواجه هستید و یا اینکه برای طراحی پاورپوینت خود به کمک نیاز دارید، میتوانید با کارشناسان ما تماس بگیرید و یا سفارش پاورپوینت خود را در پاورپوینت یار ثبت نمایید.

سایر مقالات آموزشی پاورپوینت

• فرمت های ذخیره سازی در پاورپوینت
• چگونه پاورپوینت درسی بسازیم؟
• تبدیل پاورپوینت به عکس
• نکات ساخت پاورپوینت حرفه ای