چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم

ذخیره سازی پاورپوینت، با یک روش رایج شامل سربرگ File و گزینه Save ممکن خواهد بود. این روش در 4 مرحله قابل انجام است که در این مقاله، آن را به طور کامل توضیح می دهیم. البته مسئله به اینجا ختم نمی شود. بسیاری از ما هنگام انجام پاورپوینت دانشجویی خود، می خواهیم بدانیم که چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم تا محتوای آن از بین نرود یا سرعت ذخیره سازی بالا باشد. در این مطلب، مهم ترین ترفندهای ذخیره سازی پاورپوینت را بیان کرده ایم.

نحوه ذخیره پاورپوینت در 4 مرحله

ذخیره سازی پاورپوینت هم در حافظه سخت افزاری رایانه (هارد و SSD) و هم در فضای ابری (اینترنت) ممکن خواهد بود. حتی امکان اشتراک گذاری مستقیم پاورپوینت با همکاران، دوستان و هم کلاسی ها وجود دارد. با این حال، ذخیره سازی در حافظه رایانه، رایج ترین روش موجود درمورد اینکه چگونه پاورپوینت را سیو کنیم به شمار می رود. مراحل توضیح داده شده در این بخش مربوط به همین روش و برای نرم افزار Microsoft PowerPoint ویندوز نسخه 2013 و بالاتر هستند.

یادگیری ترفندهای پاورپوینت ازجمله نحوه ذخیره سازی پاورپوینت، گاه می تواند بسیار زمان گیر و دشوار باشد. اگر به دنبال یک راه سریع برای انجام پاورپوینت آنلاین هستید، می توانید سفارش پاورپوینت فوری خود را در موسسه پاورپوینت یار ثبت کنید. ما به طور 24 ساعته در 7 روز هفته حتی ایام تعطیل برای پاسخگویی و ثبت سفارش از سوی شما عزیزان آمادگی داریم.

1- ساخت و ویرایش فایل پاورپوینت

برای ذخیره فایل پاورپوینت، ابتدا باید یک فایل پاورپوینت وجود داشته باشد. بدین منظور، نرم افزار Microsoft PowerPoint را از طریق استارت منو یا آیکون میانبر دسکتاپ باز می کنیم (با کلیک روی آیکون نرم افزار). سپس یک تمپلیت دلخواه را برمی گزینیم. افزودن اسلایدها، متن و تصاویر در مرحله بعد انجام می گیرد.

پس از تکمیل فایل پاورپوینت، می توانیم آن را در محل دلخواه از حافظه رایانه ذخیره کنیم. البته برای ذخیره پاورپوینت، هیچ ضرورتی ندارد که فایل حتما تکمیل شود؛ بلکه می توانیم در هر مرحله از انجام پاورپوینت خود، آن را به هر طریق مورد نظر ذخیره کنیم. بدین ترتیب،کارهایی که تا آن مرحله انجام داده ایم، ذخیره می شوند و از بین نخواهند رفت.

2- کلیک روی سربرگ File

در قسمت بالایی نرم افزار پاورپوینت، یک سری سربرگ مانند File – Home – Insert – Design و غیره وجود دارد. ما باید روی سربرگ File که با رنگ متفاوتی مشخص شده است، کلیک کنیم. پس از کلیک روی سربرگ File، منویی باز خواهد شد.

3- انتخاب گزینه Save یا Save as

منویی که پس از کلیک روی سربرگ File باز می شود، شامل گزینه های مختلفی خواهد بود که در سمت چپ صفحه از بالا به پایین چیده شده اند. در این میان، دو گزینه Save و Save as مخصوص ذخیره سازی فایل هستند. اساس کار این دو گزینه یکی است، اما هر کدام فرایند متفاوتی برای این که چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم دارند.اگر برای بار نخست به ذخیره فایل پاورپوینت فعلی می پردازیم، باید گزینه Save as را انتخاب کنیم.

با این گزینه، می توانیم محل ذخیره سازی فایل در حافظه رایانه خود را مشخص کنیم و سپس دکمه تایید Save را داخل پنجره Save as بزنیم. اگر قبلا یک بار فایل خود را ذخیره کرده ایم و محل ذخیره مشخص شده است، می توانیم به جای گزینه Save as، از همان ابتدا گزینه Save را بزنیم. فایل در همان محل قبلی و روی فایل قبلی ذخیره خواهد شد. اگر قبلا یک بار فایل را ذخیره کرده ایم و می خواهیم نام فایل یا محل ذخیره سازی را تغییر دهیم، آنگاه می بایست گزینه Save as را انتخاب کنیم.

4- تعیین محل ذخیره سازی

پس از کلیک روی گزینه Save as، سه گزینه OneDrive، Computer و Add a Place در وسط صفحه کنار لیست قرمز رنگ ظاهر خواهد شد. در برخی نسخه ها به جای گزینه Computer، گزینه This PC مشاهده می شود. گزینه Computer برای ذخیره سازی روی حافظه رایانه و گزینه OneDrive برای ذخیره سازی روی فضای ابری یا حافظه اینترنت است. اگر گزینه Computer را انتخاب می کنیم، باید در سمت راست صفحه گزینه Browse را بزنیم. با زدن گزینه Browse، می توانیم فولدر مورد نظر در حافظه رایانه جهت ذخیره سازی را انتخاب نماییم.

پس از کلیک روی گزینه Browse، یک پنجره به نام Save as برای ما باز می شود. در این پنجره، می توانیم حافظه رایانه خود را بگردیم و فولدری که می خواهیم فایل در آن ذخیره شود را باز کنیم. سپس، نام دلخواه برای فایل خود را در کادر روبروی File Name که در قسمت پایینی پنجره قرار دارد، تایپ می کنیم. در آخر، گزینه Save در پایینی ترین قسمت پنجره را می زنیم. پس از زدن گزینه Save، فایل ما به طور نهایی در محل انتخاب شده ذخیره خواهد شد.

چگونه پاورپوینت را سیو کنیم که فونت ها تغییر نکنند؟

در بعضی مواقع، وقتی یک فایل پاورپوینت را به رایانه دیگری انتقال می دهیم و پخش می کنیم، فونت ها به هم می ریزند. جهت جلوگیری از این مسئله، باید به سراغ گزینه Options داخل سربرگ File برویم. سپس در پنجره PowerPoint Options، به گزینه Save مراجعه می کنیم. در انتهای این پنجره، تیک گزینه Embed fonts in the file را می زنیم.

نکته ها و ترفندهای بسیار کارآمد برای ذخیره پاورپوینت

ذخیره سازی پاورپوینت، در ساده ترین حالت خود با 4 مرحله ای که بالاتر گفته شد، به راحتی قابل انجام خواهد بود. البته اگر می خواهیم بدانیم که به طور حرفه ای چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم، باید نکته ها و ترفندهای بیشماری را در این زمینه آموخته باشیم. در این بخش، درباره نکات مهمی مانند کلیدهای میانبر، فضای ابری OneDrive و قابلیت ذخیره خودکار AutoRecover صحبت خواهیم کرد.

1- کلید میانبر برای ذخیره کردن پاورپوینت

کلیدهای میانبر، راه بسیار سریع تری برای ذخیره پاورپوینت هستند. کلیدهای میانبر، به چند کلید روی کیبورد می گویند که فشردن پشت سر هم آن ها، یک عملیات مشخص را انجام دهد. اگر بدانیم که با کلید میانبر چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم، در زمان و انرژی مان بسیار صرفه جویی خواهیم کرد.  

جهت انجام عملیات Save، می توانیم به ترتیب دکمه های Ctrl و S را فشار دهیم. اگر فایل ما از قبل در محلی ذخیره شده باشد، تغییرات جدید فایل روی همان فایل قبلی ذخیره می شوند. اگر از قبل محلی را مشخص نکرده باشیم، با فشردن Ctrl + S سربرگ File جهت تعیین محل ذخیره سازی باز خواهد شد. همچنین برای انجام عملیات Save as به طور مستقیم، می توانیم کلید F12 را فشار دهیم.

2- تفاوت Save و Save As هنگام ذخیره پاورپوینت

گزینه Save در بار اول ذخیره سازی، به تعیین محل و نام فایل مورد نظر نیاز دارد. در دفعات بعد، با زدن گزینه Save، فایل ما روی همان فایل قبلی و در همان محل قبلی ذخیره می شود. گزینه Save، فایل را سریع تر ذخیره می کند. گزینه Save as، هر بار پنجره ای را جهت تعیین نام جدید و محل جدید فایل باز می کند. اگر می خواهیم یک رونوشت جدید از فایل خود را ذخیره کنیم و به اصطلاح، چند فایل از یک پاورپوینت داشته باشیم، گزینه Save as مناسب ما خواهد بود.

3- ذخیره پاورپوینت با گزینه Export

گزینه Export، یک راه سریع و مطمئن برای ذخیره فایل پاورپوینت با فرمت های گوناگون به جز فرمت اصلی pptx است. البته ذخیره با فرمت های مختلف از طریق گزینه Save as و Save امکان پذیر خواهد بود، اما گزینه Export نیز این کار را انجام می دهد. تفاوت چندانی بین Save و Export وجود ندارد، به جز آنکه گزینه Export، قابلیت تهیه فرمت Word جهت نسخه چاپی و تهیه پکیج CD را نیز همراه با تنظیمات ویژه دارد. امکان تنظیم دقیق برای تبدیل پاورپوینت به ویدیو به طور سریع، از دیگر قابلیت های گزینه Export به شمار می رود.

جهت استفاده از گزینه Export، ابتدا سربرگ File در محیط نرم افزار پاورپوینت را باز می کنیم. سپس از منوی سمت چپ، گزینه Export را می زنیم. منویی در وسط صفحه با 5 گزینه اصلی شامل Create PDF/XPS Document، Create a Video وغیره ظاهر می شود. بسته به نیاز خود، یک فرمت را انتخاب می کنیم و سایر مراحل را از سمت راست صفحه پیش می بریم.

4- گزینه Save در نوار ابزار Quick access

اگر می خواهیم بدانیم که با یک کلیک و به سریع ترین حالت ممکن چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم، نوار ابزار Quick access تنها چاره است. در بالاترین قسمت از محیط نرم افزار پاورپوینت و در سمت چپ، یک آیکون شبیه به دیسک فلاپی را مشاهده می کنیم. اگر نشانگر موس را بدون کلیک روی این آیکون بگذاریم، عبارت Save (Ctrl + S) ظاهر می شود. با کلیک کردن روی این آیکون، عملیات Save صورت می گیرد. بدین ترتیب، کار ذخیره سازی سریع تر انجام خواهد شد و نیازی به مراجعه به سربرگ File نخواهیم داشت.

5- ذخیره پاورپوینت در فضای ابری OneDrive

نرم افزار پاورپوینت به طور پیش فرض، فضای ابری مایکروسافت به نام وان درایو (OneDrive) را برای ذخیره فایل ها در محیط اینترنت در نظر می گیرد. ذخیره سازی در فضای ابری، این مزیت را دارد که اگر احیانا حافظه رایانه ما خراب شود، آنگاه فایل های ما از بین نمی روند و به طور اینترنتی قابل دسترسی خواهند بود. جهت دست یابی به این امکان، پس از کلیک روی سربرگ File و انتخاب گزینه Save as، باید گزینه OneDrive در میانه صفحه را انتخاب کنیم.

جهت استفاده از امکان ذخیره سازی فضای ابری OneDrive، ابتدا باید یک حساب کاربری Microsoft در وب سایت OneDrive بسازیم. ساخت این حساب کاربری رایگان است. بدین منظور، ابتدا وب سایت onedrive.com را در مرورگر خود باز می کنیم. سپس اطلاعات ضروری مانند آدرس ایمیل یا شماره موبایل خود را وارد کرده و گذرواژه مورد نظرمان را نیز تایپ می کنیم. پس از ساخت حساب کاربری، وارد نرم افزار PowerPoint می شویم و در قسمت Save as – OneDrive، اطلاعات حسابمان شامل ایمیل و گذرواژه را وارد و ثبت (Sign in) می کنیم. پس از ورود به حساب کاربری، امکان ذخیره سازی در OneDrive به سادگی فراهم خواهد بود.

6- استفاده از قابلیت ذخیره خودکار یا Auto Recover

قابلیت Auto Recover، همانطور که از نامش مشخص است، به طور خودکار و بدون دخالت کاربر، فایل ها را جهت بازیابی های بعدی ذخیره می کند. در این حالت، فایل ها در یک فولدر موقت ذخیره می شوند. با قابلیت AutoRecover، اگر کاربر فراموش کند که فایل خود را ذخیره کند یا اگر رایانه و نرم افزار پاورپوینت دچار اختلال شوند، آنگاه فایل ها از بین نمی روند؛ زیرا فایل ها روی یک فولدر مشخص ذخیره خواهند بود. در این صورت، پس از روشن سازی مجدد رایانه و نرم افزار PowerPoint، امکان بازیابی فایل از دست رفته وجود خواهد داشت.

قابلیت AutoRecover به طور پیش فرض در نرم افزار پاورپوینت فعال است، اما با استفاده از قابلیت AutoRecover چگونه پاورپوینت را سیو کنیم؟ بدین منظور، کافی است یک بار دیگر به سادگی نرم افزار را باز کنیم و از منوی سمت چپ، فایل های بازیابی شده خود را بیابیم.

به طور پیش فرض، ذخیره خودکار فایل ها هر 10 دقیقه یک بار اتفاق می افتد. بنابراین، اگر نرم افزار با اختلال روبرو شود، ممکن است اطلاعات ذخیره شده در 10 دقیقه گذشته از بین بروند. جهت کوتاه سازی این زمان، می توانیم به سربرگ File و گزینه Options، سپس گزینه Save مراجعه کنیم. آنگاه روبروی عبارت Save AutoRecover information every، زمان مورد نظرمان را به دقیقه وارد نماییم. همچنین تیک گزینه Keep the last auto save version if I close without saving باید فعال باشد.

7- محل پیش فرض ذخیره سازی پاورپوینت و نحوه تغییر آن

نرم افزار پاورپوینت به طور پیش فرض، فضای ابری OneDrive یا فولدر خاصی از حافظه رایانه را برای ذخیره سازی فایل های pptx و غیره انتخاب می کند. البته اگر نمی خواهیم که نرم افزار به طور پیش فرض تعیین کند که در چه محلی و چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم، باید از طریق تنظیمات وارد عمل شویم.

بدین منظور، ابتدا روی سربرگ File کلیک کرده و سپس گزینه Options یا همان تنظیمات را از منوی باز شده انتخاب می کنیم. پنجره جدیدی با عنوان PowerPoint Options برای ما باز می شود. در قسمت چپ این پنجره جدید، گزینه Save را انتخاب می کنیم. اگر می خواهیم فایل ها به طور پیش فرض روی حافظه رایانه ذخیره شوند، عبارت Save to Computer by default را زیر عنوان Save presentations می یابیم و تیک آن را می زنیم. اگر فولدر خاصی مد نظرمان است، آدرس آن فولدر را در کادر Default local file location وارد می کنیم.

جمع بندی

در این مقاله به معرفی نحوه ذخیره پاورپوینت پرداختیم و چندین نکته کلیدی و مهم در این زمینه را به شما معرفی کردیم. همه ما، علاوه بر اینکه می آموزیم تا چگونه پاورپوینت را ذخیره کنیم، باید به روش های از بین نرفتن اطلاعات فایل پاورپوینت نیز توجه داشته باشیم. ذخیره سازی اینترنتی در فضای ابری OneDrive، یک راه مطمئن برای حفظ اطلاعات فایل pptx خواهد بود. همچنین می توانیم یک فلش مموری را به رایانه خود متصل و رونوشتی از فایل را در فلش مموری ذخیره کنیم.

پرسش های متداول در زمینه نحوه ذخیره پاورپوینت

سایر مقالات پیشنهادی برای مطالعه

• فرمت های ذخیره سازی در پاورپوینت
• چگونه پاورپوینت درسی بسازیم؟
• ذخیره پاورپوینت به صورت عکس
• ساخت پاورپوینت با هوش مصنوعی Gamma